Hoe werkt het
Van uitnodiging tot verzegeld document. Hieronder staat het twee keer: één keer zoals de ondertekenaar het meemaakt en één keer zoals u het in het portaal doet.
Wie moet tekenen hoeft niets te installeren en geen account te maken. Het gaat in de browser, ook op een telefoon.
De uitnodiging komt binnen
In de e-mail staat wie er om de handtekening vraagt, om welk document het gaat en tot wanneer de link geldig is. Het merk boven het bericht is dat van de afzender.
Onder de knop staat dezelfde toegang nog een keer als code. Haalt de beveiliging van een mailomgeving de links eruit, dan komt de ondertekenaar daar alsnog mee binnen.
Binnenkomen met de code uit de e-mail
Heeft de afzender een e-mailcode aangezet, dan komt er eerst een code van zes cijfers in dezelfde mailbox. Die bewaakt wie het document te zien krijgt. Zonder die code komt u niet bij het stuk.
De code is vijftien minuten geldig en vervalt na vijf misse pogingen. Een nieuwe aanvragen kan, met een korte wachttijd ertussen.
Het document lezen en tekenen
Het document staat er in zijn geheel, met de plekken waar iets van de ondertekenaar wordt gevraagd oranje gemarkeerd. De handtekening zet u met de muis of met de vinger. Wie liever typt, krijgt zijn naam als schrijfletter afgedrukt. Staat er een tweede controle aan, dan volgt die hierna.
De naam staat voorgevuld zoals de afzender hem kent, maar blijft aan te passen. Alleen de ondertekenaar weet hoe hij werkelijk heet, en beide versies komen in het rapport.
Bekrachtigen met SMS of met uw bank
Pas ná het indrukken van Ondertekenen gaat de SMS-code de deur uit, en uw handtekening wordt vastgelegd zodra die code klopt. Daarmee staat niet alleen vast dat u het document opende, maar dat u tékende. Werkt de afzender met iDIN, dan meldt u zich hier aan bij uw eigen bank.
Elke stap heeft zijn eigen code. Wie alleen de mailbox heeft, komt niet langs de tweede.
Het verzegelde document komt terug
Zodra iedereen heeft getekend krijgt elke partij het ondertekende document per e-mail, verzegeld en met het ondertekenrapport erachter. Daarin staat wie tekende, wanneer, op welk bestand en met welke verklaring.
In het exemplaar voor de ondertekenaars zijn de contactgegevens van de andere partijen afgeschermd. Wat er bewaard blijft verandert daar niet door, het gaat alleen niet mee naar mensen die het niet nodig hebben.
In het portaal maakt u het document klaar, kiest u wie er tekent en hoe zeker u wilt weten wie dat is. Daarna volgt u het tot het klaar is.
Document erin, partijen erbij
Upload een PDF of maak er een op uit een eigen sjabloon. Daarna vult u de partijen in met hun naam en e-mailadres, plus een telefoonnummer als er per SMS of telefoon wordt gecontroleerd.
Serieel of gelijktijdig: bij serieel krijgt de volgende partij pas een uitnodiging als de vorige heeft getekend.
De velden op hun plek zetten
In de editor sleept u de handtekening, de datum, de naam en wat u verder nodig heeft naar de juiste plek in het document. Elke partij heeft een eigen kleur, dus in één oogopslag is te zien wie waar tekent.
Werkt u met sjablonen, dan zet het systeem die velden zelf op de plek waar het merkteken in de tekst staat. Dan hoeft u hier niets te doen.
Versturen en volgen
Na het versturen ziet u van elke partij waar hij staat: uitgenodigd, geopend, ondertekend. Herinneren kan met één knop, en automatisch na een aantal dagen dat u zelf instelt.
Een document intrekken kan zolang het niet klaar is. De links houden dan onmiddellijk op te werken en iedereen die nog niet tekende krijgt bericht.
Klaar, verzegeld en bewaard
Als iedereen heeft getekend wordt het document verzegeld, krijgt het een ondertekenrapport en gaat het naar alle partijen. Bij u blijft het volledige exemplaar staan, met de hele tijdlijn erbij.
Elke gebeurtenis draagt een hash over zichzelf en de vorige. Wie er achteraf een regel uit haalt of er een tussen schuift, breekt die keten zichtbaar.
Zullen we kijken of het bij uw kantoor past?
Vertel wat u nu gebruikt en waar het knelt. Er volgt geen verkooptraject: als het niet past, hoort u dat.
De afbeeldingen op deze pagina zijn tekeningen van de schermen. Wat erop staat komt overeen met wat de toepassing doet.